Электронный документооборот. Когда он необходим?

По сути дела введение электронного документооборота изменяет стиль вашего управления бизнесом. Стоит ли переходить на новую форму управления и что она даёт для вашего бизнеса? Попробуем кратко ответить на данные вопросы.

Современная автоматизация электронного документооборота позволяет осуществлять следующие функции:
- поиск и хранение документов;
- подготовка аналитических отчётов;
- обеспечение маршрутизации и контроля за исполнением документов;
- поддержка канцелярии;
- обеспечение информационной безопасности, а также выполнение дополнительных функций.

Как видим, объём задач решаемых при помощи СЭД достаточно велик. Но говорит ли это о том, что следует незамедлительно вводить систему на всех предприятиях и во всех компаниях. Внедрение электронного документооборота не должно происходить как дань моде, а иметь под собой чётко обозначенные мотивы.

Возможно, ваша компания отлично работает без электронного, а возможно и бумажного, документооборота. В этом случае можно обойтись более упрощёнными системами, позволяющими сделать более удобной работу с документами, обеспечить их поиск, доступ и хранение. Здесь наилучшим решением будет СЭД с интерфейсом, в который будут интегрированы функции привычного всем почтового клиента.

Это позволит одновременно работать с электронной почтой и другой электронной документацией. Возможно, одновременно стоит задуматься и о дальнейшем развитии вашего бизнеса, для чего просто необходима разработка корпоративного портала – верного способа заявить о своей компании и привлечь новых клиентов.

Однако в том случае, если в вашей компании имеют место перечисленные ниже проблемы, простого хранения документов будет явно недостаточно. В этом случае следует задуматься об автоматизации ЭД и бизнес-процессов. Вот краткий перечень наиболее актуальных проблем:

- значительный поток документов, рассмотрение которых усложняет работу компании;
- постоянно снижается оперативность в принятии решений;
- увеличивается количество форм для отчётности;
- увеличивается количество и продолжительность совещаний у руководителей разного уровня;
- становится проблематичным нахождение виновных в нарушениях;
- есть проблемы с утечкой информации и коммерческой тайной.

При первом проявлении данных проблем стоит всерьёз задуматься о введении автоматизированных программных систем.