Почему электронная регистрация входящих документов эффективна

Сегодня все чаще предприятия сталкиваются с непрерывным потоком информационных материалов, которые невозможно обработать без помощи автоматизированных систем или специально задействованных в этом сотрудников делопроизводственных служб, канцелярии или секретаря. Ведение делопроизводства обеспечивает создание правильного и оперативного движения документов в организации после регистрации.

Это важный этап систематизации! Как известно, большая часть служебной корреспонденции бывает разного вида: внутренняя служебная переписка, электронная почта, факсы, съемные носители и т.д. Для ускорения и упрощения процесса обработки входящей корреспонденции в обязательном порядке регистрируются входящие, исходящие, а также внутренние документы.

Следует учитывать, что регистрация входящих документов является важнейшей составляющей частью делопроизводства. Чтобы оптимизировать работу сотрудников и всего предприятия в целом, надо создать приемлемые условия для последующего движения, доставки к месту назначения поступающей информации.

Современные программные продукты призваны сократить временные издержки, повысить эффективность, а значит, и прибыль, обеспечивая оперативное создание, управление доступом, распространение, архивное хранение электронного контента в режиме реального времени.

Согласно исследованиям, порядка трети поручений руководства не выполняются из-за неупорядоченности бумажной корреспонденции! Если в вашей организации ценится время и эффективность работы сотрудников, то регистрация входящих документов с приложением «Делопроизводство» пакета программных продуктов «Канцлер» компании IBA значительно снизит затраты и повысит производительность.

Компонент приложения «Входящие документы» предназначен для подготовки, работы, хранения электронной информации, позволяя производить следующие операции:

• введение в базу данных
• регистрация
• направление на рассмотрение руководству
• предварительное рассмотрение
• рассмотрение и направление на исполнение
• исполнение
• управление резолюциями
• контроль исполнения

Выбор приложения «Входящие документы» СЭД «Канцлер» - это выбор компании с двадцатилетним опытом разработки, построения и внедрения систем электронного документооборота, а также представительствами в 10 странах мира. Компания IBA проводит весь цикл по разработке программных продуктов – от исследования, анализа потребностей заказчика и рынка, постановки задач и до внедрения и сопровождения.