-
Электронный документооборот. Когда он необходим?
По сути дела введение электронного документооборота изменяет стиль вашего управления бизнесом. Стоит ли переходить на новую форму управления и что она даёт для вашего бизнеса? Попробуем кратко ответить на данные вопросы.
Современная автоматизация электронного документооборота позволяет осуществлять следующие функции:
- поиск и хранение документов;
- подготовка аналитических отчётов;
- обеспечение маршрутизации и контроля за исполнением документов;
- поддержка канцелярии;
- обеспечение информационной безопасности, а также выполнение дополнительных функций.Как видим, объём задач решаемых при помощи СЭД достаточно велик. Но говорит ли это о том, что следует незамедлительно вводить систему на всех предприятиях и во всех компаниях. Внедрение электронного документооборота не должно происходить как дань моде, а иметь под собой чётко обозначенные мотивы.
Возможно, ваша компания отлично работает без электронного, а возможно и бумажного, документооборота. В этом случае можно обойтись более упрощёнными системами, позволяющими сделать более удобной работу с документами, обеспечить их поиск, доступ и хранение. Здесь наилучшим решением будет СЭД с интерфейсом, в который будут интегрированы функции привычного всем почтового клиента.
Это позволит одновременно работать с электронной почтой и другой электронной документацией. Возможно, одновременно стоит задуматься и о дальнейшем развитии вашего бизнеса, для чего просто необходима разработка корпоративного портала – верного способа заявить о своей компании и привлечь новых клиентов.
Однако в том случае, если в вашей компании имеют место перечисленные ниже проблемы, простого хранения документов будет явно недостаточно. В этом случае следует задуматься об автоматизации ЭД и бизнес-процессов. Вот краткий перечень наиболее актуальных проблем:
- значительный поток документов, рассмотрение которых усложняет работу компании;
- постоянно снижается оперативность в принятии решений;
- увеличивается количество форм для отчётности;
- увеличивается количество и продолжительность совещаний у руководителей разного уровня;
- становится проблематичным нахождение виновных в нарушениях;
- есть проблемы с утечкой информации и коммерческой тайной.При первом проявлении данных проблем стоит всерьёз задуматься о введении автоматизированных программных систем.
Министерство юстиции вводит регистрацию субъектов предпринимательства через порталМакроэкономика Соединенных Штатов Америки неплохо развивается.Как пройти собеседованиеНаружная реклама от компании "БВ Медиа".Учимся быть брокером...Достоинства виртуальных АТС для современных офисовВыставочный центр: секреты успехаУправление активамиДата публикации: 11 сентября, 2011